Hur många pass per dygn genererar din personalstyrka? Och räcker det för verksamhetens behov?
Det här verktyget översätter avtalsparametrar till konkret bemanningskapacitet —
så att du kan fatta rätt beslut om resurser, schema och organisation.
Exemplen i detta verktyg utgår från en personalgrupp bestående av undersköterskor och vårdbiträden inom kommunal äldreomsorg och LSS. Sjuksköterskor och annan legitimerad personal ingår inte i exempeldata.
Beräkningarna bygger på AB 25 (Allmänna bestämmelser) och påverkas även av HÖK och lokala avtal. Alla värden är justerbara — anpassa efter er verksamhet.
Om dina värden: Det du skriver in under "Mina värden"
— inklusive ändrade avtalsparametrar —
sparas automatiskt i din webbläsares lokala lagring (localStorage).
Ingenting skickas till någon server. Du kan nollställa med knappen
"Återställ mina värden".
Scenarier:
Så här fungerar kalkylatorn
Pass per dygn visar vad din grundbemanning producerar — givet antal medarbetare, sysselsättningsgrad och avtalad arbetstid.
Behov är det antal pass per dygn som verksamheten kräver (dag + kväll).
Frånvaro (sjukdom, semester, föräldraledighet m.m.) finansierar vikariebehov men minskar inte grundkapaciteten i beräkningen.
Ekonomidelen visar skillnaden mellan vad bemanningen kostar och vad behovet kostar — inte faktisk produktion.
Alla beräkningar bygger på de avtalsparametrar du kan justera under fliken “Avtalsparametrar”.
Visa beräkningen steg för steg
Din personalstyrka
100 % om alla är heltid
50 = lika fördelning. Typiskt 55–65 % dag i dygnetruntverksamhet.
Årsarbetare, ÅA (medarbetare × syss.grad)—
Pass per år (heltid)—
Pass per dygn som ÅA genererar—
— varav dag—
— varav kväll—
Verksamhetens behov per dygn
0 = beräknas automatiskt: behov − egen personal i tjänst efter frånvaro ()
Totalt behov dag+kv. per dygn—
Varav vikariebehov/dygn—
Kapacitetsanalys
Vad avtalet genererar jämfört med vad verksamheten behöver.
—
pass/dygn genererat
vs
—
pass/dygn behov
Pass per dygn (grundbemanning)
—
Vad nuvarande bemanning genererar
Överskott / underskott
—
pass/dygn vs behov
ÅA som behövs för behovet
—
årsarbetare
Kostnadsskillnad/år
—
vs behovet
Kapacitet vs behov
Dag-pass—
Kväll-pass—
GenereratBehov
Personal i tjänst per dygn
DagKvällVikarierFrånvaro
Avtalsberäkning steg för steg
Frånvaro & vikarier
Ekonomi
Kapacitet vs ekonomi: Kapacitetsdelen ovan visar om din bemanning räcker i antal pass per dygn. Ekonomidelen nedan visar vad bemanningen kostar jämfört med vad behovet skulle kosta. Lönekostnaden skalar med sysselsättningsgraden — deltidsanställda kostar mindre i lön men genererar också färre pass. Overhead (OH) är däremot en kostnad per anställd, så en organisation med många deltider får högre OH per genererat pass.
Helgbemanning ?
Antal pass som behövs lördag resp. söndag
Hur ofta arbetar medarbetarna helg?
Medarbetare som enligt schema arbetar alla helger (lör + sön). Ofta reglerat i lokalt kollektivavtal.
!
Att tänka på
Fler heltider ökar kapaciteten i pass per dygn, men påverkar inte frånvaroprocenten.
Frånvaro leder till vikariebehov — inte till minskad budget.
Bemanning behöver dimensioneras efter säsongens toppbelastning, inte bara efter årsgenomsnittet.
i
Resultatet bygger på antaganden om arbetstid, passlängd och frånvaro. Du kan justera dessa under fliken Avtalsparametrar. Värdena ovan visar ett årsgenomsnitt — bemanning och vikariebehov varierar kraftigt över året, se fliken Årsfördelning.
Exportera sammanfattning
Ta med beräkningen till ledningsgruppen eller planeringsmöte
Om nattbemanning: Nattpersonal har kortare veckoarbetstid enligt AB 25 än dag-/kvällspersonal. Nattpass är ofta längre än dagpass, men passlängden är inte reglerad i avtalet utan bestäms lokalt.
Den kortare veckoarbetstiden innebär att det krävs fler årsarbetare för att bemanna varje natt. Välj nattschemaform och schemamodell nedan för att se
hur många medarbetare som behövs och vad det kostar.
i
Hemtjänstområden har normalt inte egen nattbemanning — natten täcks vanligtvis av en gemensam nattpatrull för flera områden eller hela kommunen. Om din enhet har egen nattbemanning (t.ex. LSS-boende, SÄBO), ange värdena nedan.
Nattschemaform (HÖK 25 Kommunal):
Ständig natt — Medarbetare som arbetar ständig natt har en veckoarbetstid om 34 timmar och 20 minuter (HÖK 25 Kommunal). Rotation — Medarbetare som arbetar minst 20 % natt av den totala arbetstiden under beräkningsperioden har en veckoarbetstid om 36 timmar och 20 minuter (HÖK 25 Kommunal).
Nattparametrar (AB 25)
Veckoarbetstid heltid natt—
Timmar per nattpass—
Pass/vecka heltid (100%)—
Pass/år heltid—
Kostnad/ÅA natt—
Ditt nattbehov
Budget genererar (medarbetare/natt)—
Status vs behov—
Schema — pass per vecka per medarbetare
Välj schema för att se sysselsättningsgrad och hur många medarbetare som behövs.
Valt schema
Behovsberäkning
Budget vs behov
Alla scheman — översikt
Pass/vecka
Syss.grad
h/vecka
Pass/år
ÅA (1 med.)
Kr/år (1 med.)
Medarbetare för 2/natt
ÅA för 2/natt
Kr/år
i
Nattbemanning beräknas separat eftersom arbetstid och pass skiljer sig från dag och kväll. Nattbemanningen påverkar inte kapaciteten för dag/kväll i modellen.
Referenstabell: Se vad ett givet antal årsarbetare genererar i pass per dygn, vecka, månad och år.
Markera ditt behov så ser du vilken bemanningsnivå som krävs.
Visa tabell för
Markera behov
Raden som täcker ditt behov markeras i grönt.
Årsarbetare
Pass/dygn
Pass/vecka
Pass/månad
Pass/år
ÅA som behövs
Lönekostnad/år
Täckning %
Status
i
Använd tabellen för att: (1) se hur många årsarbetare som krävs för ett visst behov, (2) förstå hur bemanningsförändringar påverkar kapaciteten, (3) översätta pass per dygn till faktisk bemanningsnivå. Vill du se hur det varierar över året — se fliken Årsfördelning.
Grunden för alla beräkningar. Parametrarna nedan bygger på AB 25 (SKR).
Om ert avtal ser annorlunda ut — t.ex. annan veckoarbetstid eller annan lönekostnad — kan du justera här.
Ändringarna påverkar alla flikar.
Dag & kväll — arbetstid
38 timmar 15 minuter (38,25 h/v) gäller enligt AB 25 §13 för arbetstagare med arbetstid som inkluderar arbete vardag såväl som sön- och helgdag. För regionsektorn tillämpas 37 h/v efter en förhandlingsöverenskommelse om veckoarbetstidsförkortning med Kommunal (HÖK Kommunal 1988–1989). Inom kommunsektorn kunde motsvarande förändring göras genom lokalt kollektivavtal, vilket de flesta kommuner gjorde — 37 h/v är därför vanligt även i kommuner för Kommunals avtalsområde. Även andra veckoarbetstider kan förekomma lokalt. Kontrollera vilken veckoarbetstid som gäller i din verksamhet.
2,25 fridagar/vecka gäller fr.o.m. 1 april 2025 (HÖK 25 Kommunal). Andra avtalsområden och dygnsbryt kan ge annat mått. Arbetsdagar per vecka = 7 − fridagar.
Lämna tomt = beräknas från veckoarbetstid
Lämna tomt = samma som dag
Dag & kväll — kostnad
Genomsnittlig månadslön vid heltid för er personalgrupp (undersköterskor/vårdbiträden).
Arbetsgivaravgifter + avtalsförsäkringar + kollektivavtalad pension. Standardvärdet 40,66 % bygger på Malmö stads beslut 2026. Kontakta er ekonomiavdelning för ert lokala värde.
Beräknas: (Årslön + semesterdagstillägg 0,605 % av månadslönen per semesterdag + OB-tillägg 4 %) × (1 + PO/100) + OH × 12. En årsarbetare (ÅA) = en heltidsanställning under ett helt år.
Natt — arbetstid
Passlängden bestäms av ert lokala schema och kan vara t.ex. 8, 9 eller 10 h.
Natt — kostnad
Kan vara samma som dag/kväll eller högre beroende på lönestruktur.
Schablonmässigt OB-tillägg för nattpersonal. Normalt högre än dag/kväll (4 %).
Beräknas på samma sätt som dag/kväll men med nattlön och högre OB-schablon.
Frånvaroparametrar
25 dagar ≈ 10 % av arbetspassen (25 av ca 248 pass/år). AB 25: 25/31/32 dagar beroende på ålder. Observera: Om er personalgrupp har hög medelålder kan genomsnittet vara 31–32 dagar. Ange genomsnittet för er personalgrupp.
Föräldraledighet, facklig tid m.m. (exkl. semester)
Visa uppdelning
Så beräknas kapaciteten
Pass per dygn-formeln:
ÅA × (arbetsdagar/vecka ÷ 7) = pass/dag
Varför arbetsdagar ÷ 7?
En heltidsanställd arbetar ca 4,75 dagar/vecka. Bemanningen fördelas jämnt över veckans 7 dagar, inklusive helger.
Om veckoarbetstiden (38,25 h):
38 timmar 15 minuter (38,25 h/v) gäller enligt AB 25 §13 för arbetstagare med arbetstid som inkluderar arbete vardag såväl som sön- och helgdag. För regionsektorn tillämpas 37 h/v efter en förhandlingsöverenskommelse med Kommunal (HÖK Kommunal 1988–1989). Inom kommunsektorn är 37 h/v vanligt för Kommunals avtalområde genom lokala kollektivavtal. Även andra veckoarbetstider kan förekomma lokalt. Kontrollera vilken veckoarbetstid som gäller i din verksamhet och justera under Avtalsparametrar.
Frånvaron:
Sjuk, planerad frånvaro och kompetensutveckling ingår i ÅA-kostnaden och finansierar vikarier — de drar inte ner passkapaciteten.
i
Ändringar här slår direkt igenom i alla beräkningar. Gå tillbaka till Kalkylator-fliken för att se effekten.
Frånvaron varierar kraftigt över året. Semester koncentreras till sommaren och sjukfrånvaron toppar vintertid.
Din totala kapacitet (ÅA-budgeten) är konstant — men fördelningen mellan egen personal och vikarier skiftar.
I juli kan över hälften av passen behöva täckas av vikarier. Här ser du hur vikariebehovet varierar månad för månad.
Kapacitet och frånvaro per månad
Månad
Sjuk
Semester
Övr. plan.
Komp.utv.
Total frånv.
Egen personal
Vikariebehov
Vikarieandel
Status
Fördelningsprofiler
Standardprofilen bygger på typiska mönster i kommunal vård och omsorg. Justera procentsatserna om din verksamhet avviker.
Semesterfördelning per månad (%)
Andel av årets totala semester som tas ut varje månad. Summan ska bli 100 %.
Summa: 100 %
Sjukfrånvarofördelning per månad (%)
Relativ fördelning av sjukfrånvaron. Summan ska bli 100 %.
Summa: 100 %
i
Huvudfliken visar genomsnittet över året. Här ser du hur det varierar månad för månad. Planera utifrån toppbelastning, inte bara genomsnitt. Vikariebehovet under sommaren påverkas främst av hur semestern planeras och beviljas.