Goda förutsättningar för chefer som möjliggör ett nära och närvarande chef- och ledarskap.
Omställningen till en heltidsorganisation innebär ett omfattande och långsiktigt utvecklingsarbete. Arbetet kräver många gånger en grundläggande förändring av hur verksamheten är organiserad och bemannad vilket ställer höga krav på en stabil ledning och styrning.
Ett utvecklingsarbete av den omfattning som Heltidsresan innebär, förutsätter att chefer har goda organisatoriska förutsättningar som både medger en smidig omställning, att förändringarna uppnår önskad effekt och blir långsiktigt hållbara för verksamheten, dem själva och för medarbetarna.
Samband mellan arbetsmiljö, arbetstillfredsställelse och kvalitet. Stabilitet i chefsledet är en kvalitetsfaktor.
Chefsuppdraget präglas av höga krav och stort ansvar. Arbetsmiljön är ett organisatoriskt ansvar, inte individuellt.
Närvarande ledarskap stärker trygghet, delaktighet och förebyggande arbetsmiljöarbete.
Goda förutsättningar ger chefer utrymme att skapa attraktiva och stabila arbetsplatser.
Kvinnodominerade verksamheter har ofta större personalgrupper per chef och mindre strukturellt stöd.
För att chefer ska kunna bedriva ett närvarande och verksamhetsnära ledarskap behöver organisationen säkerställa att rätt organisatoriska förutsättningar finns på plats. Det handlar om att skapa strukturer, resurser och stöd som ger chefer tid, handlingsutrymme och möjlighet att vara närvarande i den dagliga verksamheten. Utan sådana förutsättningar riskerar ledarskapet att bli distanserat och reaktivt, oavsett vilka kompetenser, förmågor och engagemang som chefen har i grunden.
Rimlig arbetsbelastning och balans mellan krav och resurser är grundläggande för en hållbar organisatorisk arbetsmiljö. Det handlar om balansen mellan uppdragets omfattning och de resurser som chefen har tillgång till för att utföra det. När kraven systematiskt överstiger resurserna uppstår en ohälsosam och strukturell överbelastning som påverkar både chefens välmående och möjligheten att utöva ett närvarande ledarskap.
Chefer behöver:
Chefskap är en del av en gemensam styr- och ledningskedja. En god organisatorisk arbetsmiljö för chefer innebär att ansvar, problem och lösningar delas mellan nivåer i organisationen. När ledningssystemet är stabilt och präglas av tillit kan chefen lyfta svårigheter, risker och konsekvenser utan att själv stå ensam med ansvaret. Tillgång till ledningsstöd blir därmed avgörande för chefens praktiska handlingsutrymme och trygghet i rollen, vilket i sin tur stärker chefen att stödja sina medarbetare i komplexa situationer.
Chefen behöver:
Tillräckligt och tillgängligt administrativt samt verksamhetsnära stöd med god kunskap om verksamhetens villkor är avgörande för chefens utrymme att bedriva ett nära ledarskap. Det handlar om hur organisationen fördelar både praktiska och strategiska arbetsuppgifter och ansvar samt säkrar resurser kring chefsuppdraget. När rätt stödstrukturer saknas fylls uppdraget med uppgifter som tränger undan ledarskapets kärna. Organisationen behöver därför tydligt skilja mellan uppgifter som kräver chefsmandat och sådana som kan utföras av andra funktioner.
Chefer behöver:
Chefer utför ett viktigt arbetsmiljöarbete för sina medarbetare men deras egen arbetsmiljö faller emellanåt mellan stolarna i verksamheternas systematiska arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljölagen kräver att arbetsgivaren ska förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet, ofta i samverkan mellan arbetsgivare, skyddsombud och arbetstagare. Dessa krav gäller för alla oavsett om man är anställd som chef eller medarbetare.
Chefoskopet: Ett verktyg från Suntarbetsliv som hjälper verksamheter att analysera och fatta beslut om insatser för att stärka chefers förutsättningar. Det erbjuder en systematik i arbetet med att kartlägga och analysera behov samt identifiera och genomföra insatser.
Checklista för chefens arbetsmiljö: Ett smidigt frågeformulär som kan användas som ett stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet för att förbättra de organisatoriska förutsättningarna för chef. Den kan exempelvis vara ett stöd för löpande dialog om chefers förutsättningar tillsammans med överordnad chef eller i medarbetarsamtalet.
Verksamheter inom vård och omsorg präglas av faktorer som gör det angeläget att i särskild ordning analysera chefers organisatoriska förutsättningar.
Detta arbetsmiljöarbete bör utgå från en systematisk analys, exempelvis med stöd av Suntarbetslivs verktyg. Administrativt stöd och avlastande funktioner kan minska chefens arbetsbörda, men ändrar inte det grundläggande ansvaret eller behovet av närvaro i relationen till medarbetarna.
Ur ett organisatoriskt perspektiv kan det vara av värde att fastställa ett riktvärde (normtal eller kontrollspann) för antal medarbetare per chef. Ett riktvärde kan verka som:
Ett riktvärde skapar transparens kring chefers förutsättningar och möjliggör systematisk uppföljning och ger underlag för analys vid chefsbyten eller organisatoriska förändringar. Det ger också stöd i dialogen om resurser, både uppåt i organisationen, i samverkansdialogen och med medarbetarna.
Samtidigt får ett riktvärde inte bli ett golv eller en statisk siffra. Förutsättningar förändras över tid. En ny chef, förändrad personalgrupp, uppdrag eller komplexitet kan påverka vad som är ett rimligt antal. Ett riktvärde behöver kombineras med ett systematiskt arbetsmiljöarbete som beaktar hela chefens uppdrag och organisatoriska villkor.
Vissa har beslutat om ett specifikt normtal medan andra har antagit ett spann inom vilket antalet medarbetare bör ligga. Några kommuner har beslutat om lägre nivåer inom vissa verksamheter som har bedömts kräva en hög grad av chefsnärvaro. Det finns också exempel på kommuner som har angivit ett riktvärde för vad som bör vara ett lägst antal medarbetare per chef.
Arbetet och omställningen tar tid.
Verksamheten har svårt att återgå till tidigare chefsstruktur efter projektets slut.
Det ersätter inte ett arbetsmiljöarbete med chefers organisatoriska förutsättningar.
Följ upp chefstjänster med avvikande kontrollspann – är antalet rimligt eller behöver det justeras?
Se över rimligheten i ansvar i samband med nyrekrytering av chefstjänsten – antalet medarbetare kan behöva ändras.
Underlag för att kartlägga och analysera chefers organisatoriska förutsättningar i verksamheten.
Ladda ned (Word)Suntarbetslivs tema om chefers arbetsmiljö — verktyg, forskning och lärande exempel.
Besök SuntarbetslivEn kunskapssammanställning om betydelsen av antalet medarbetare per chef.
Läs rapporten (PDF)