Checklista grundbemanning

En hållbar bemanning bygger på tre grundförutsättningar. Alla tre delar bör analyseras och hänga ihop för att skapa förutsägbarhet, kontinuitet och kvalitet, och därmed undvika akuta bemanningslösningar och onödig administration.

Uppdragets omfattning

Handlar om vad verksamheten faktiskt ska utföra: brukarnas behov, antal och vårdtyngd samt alla arbetsuppgifter – även de som inte är biståndsbedömda. Omfattningen avgör hur mycket personal som behövs och när.

Organisation och styrning

Handlar om hur verksamheten leds och struktureras: chefens mandat och närvaro, schemaprocesser, arbetssätt, kultur och systemstöd. En tydlig och ändamålsenlig styrning är avgörande för stabil bemanning.

Personalens sammansättning och kompetens

Avser vilka som utför arbetet: kompetensnivå, kompetensmix, erfarenhet, språk, delegeringar samt frånvaro- och kontinuitetsmönster. Rätt kompetens på rätt plats är en förutsättning för kvalitet och hållbarhet.

Checklistan tar avstamp i de tre grundförutsättningarna och syftet är att underlätta analys och diskussioner som bidrar till en stabil grundbemanning och en hållbar arbetsbelastning. Checklistan består av sex punkter som handlar om att:

1. Ta höjd för kända variationer
2. Införa fasta och långsiktiga scheman
3. Lägga in allt i schemat
4. Öka medarbetarnas inflytande – utmana systemen
5. Minska administration
6. Stärka chefens mandat och närvaro

Sjukfrånvaro, vab, avgångar, semestrar och brukartoppar följer förutsägbara mönster. Ta höjd och våga anställa utifrån reella behov genom att:

• analysera variationer över året
• planera bemanning utifrån variation, inte snitt. Räkna in sjukfrånvaro och vab och andra variationer i grundbemanningen
• undvika att täcka luckor med timanställda och övertid

Fasta och långsiktiga scheman skapar:

• förutsägbarhet
• fungerande arbetslag
• bättre arbetsmiljö
• mindre administration

Schemat ska ta höjd för allt som ska rymmas i arbetsvardagen, t ex tid för:

• Kompetensutveckling
• Delegeringar
• Återhämtning och reflektion
• Kontaktmannaskap
• Möten, t ex APT, planeringsmöten
• Handledning
• Ombudsroller, t ex språkombud och skyddsombud

Se över:

• Arbetssätt och hur kompetens tas tillvara, t ex teamsamverkan mellan undersköterskor/vårdbiträden, biståndshandläggare, sjuksköterskor och andra professioner
• Minska detaljstyrningen, fokusera på individens behov snarare än insatsminuter
• Att personal själva får planera mer, snarare än central planering
• Vilken nytta har vi av systemen? Se över och följ upp kontinuerligt hur stödsystem fungerar och hur de bidrar till verksamhetens kvalitet.

Säkerställ att det finns en struktur för att kontinuerligt se över och utvärdera:

• Vilka rutiner kan tas bort?
• Förekommer dubbelarbete?
• Utför vi administrativa uppgifter som inte tillför något?

Chefer behöver vara nära verksamheten för att kunna leda. Se över:

• chefernas förutsättningar, med hjälp av Bilaga 2
• chefernas tillgänglighet, har alla medarbetare möjlighet till kontinuerlig kontakt med sin chef, även den som jobbar endast kväll/natt/helg?
• stödfunktioner för chefer, stöttar de eller riskerar de ta över chefens operativa mandat?